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お客様は、あなたの対応で会社を評価します。常に職場を代表するという意識をもって応対しましょう。

(1)　電話にでる

電話対応では、お待たせしないことが基本です。着信音を3回以上鳴らしてしまったら、「大変お待たせしました。」と最初にお詫びしましょう。明るくはっきりした声で、なおかつ正確、簡潔に応対することが必要です。
　電話に出る際には、必ずメモを用意し、内容を書き留めます。相手の会社名・名前を復唱し、聞き取れなかったことや、聞き漏らしたことは、丁寧に再確認します。特に、日にちや時間などは間違えないよう復唱することが必要です。

(2)　電話をかける

　電話をかける場合は、事前の準備として、話す内容、会社名、役職名、氏名を確認します。相手が出たら、社名、所属、氏名を名乗り、「いつもお世話になっております」とあいさつをし、「恐れ入りますが、〇〇課の△△様をお願い致します」と先方を呼び出しましょう。先方に用件を話す前に「今お時間は大丈夫でしょうか」など相手の都合を伺います。そして、用件は的確に簡潔に話します。ポイントになることは丁寧に確認しましょう。最後に「ありがとうございました」、「失礼いたします」ばどあいさつをして、相手が電話を切るのを確認してから静かに受話器を置きます。